Referenz · Zollner Electronics

Preisabweichungen im Einkauf: in 3 Monaten von Excel zur Web-App mit KI-Agent.

Zollner Electronics hat Preisabweichungen im Einkauf über Excel-Listen und E-Mails gesteuert. TIKI hat den Ablauf in eine Web-App überführt, mit festem Freigabe-Prozess, SAP-Anbindung und einem KI-Agenten, der Kundenantworten auswertet.

Kunde
Zollner Electronics Inc.
Bereich
Einkauf und Programm-Management
Produktiv seit
April 2026
„TIKI hat in 3 Monaten geliefert, wofür wir intern über ein Jahr eingeplant hatten. Die Software läuft seit Tag 1 in Produktion."
Stephan Weiss
Stephan WeissCEO · Zollner Electronics Inc.
3 Mon.statt 12 entwickelt
1,2 Mio €Einsparung pro Jahr
80 %weniger manuelle Arbeit
Ausgangslage

Excel-Listen, E-Mails und viel Nachfassen.

Weicht der Einkaufspreis eines Bauteils vom erwarteten Preis ab, müssen die Mehrkosten freigegeben werden: intern durch das Programm-Management, danach durch den Kunden. Erst dann kann der Einkauf bestellen.

Bei Zollner lief dieser Ablauf über Excel-Listen und E-Mails. Der Stand einer Abweichung stand in Tabellen, Freigaben kamen per Mail, und wer nachfassen musste, tat das von Hand.

Lösung

Ein fester Ablauf statt verteilter Listen.

Jede Rolle sieht, was sie zu tun hat. Jeder Schritt ist protokolliert.

  1. Abweichung erfassen

    Der Einkauf erfasst die Preisabweichung. Teile- und Preisdaten kommen automatisch aus SAP.

  2. Intern freigeben

    Das Programm-Management prüft und gibt frei oder lehnt ab, mit klaren Rollen und Rechten.

  3. Kunde anfragen

    Das System schickt dem Kunden eine strukturierte Freigabe-Anfrage per E-Mail.

  4. Antwort auswerten

    Ein KI-Agent liest die Antwort und ordnet sie ein: bestätigt, abgelehnt oder unklar, jeweils mit Begründung.

  5. Mensch entscheidet

    Eine Person übernimmt die Empfehlung mit einem Klick. Unklare Fälle bleiben beim Menschen.

  6. Nachverfolgen

    Erinnerungen halten den Ablauf in Bewegung. Auswertungen gibt es als Übersicht und als Excel-Export.

Der KI-Agent

Er schlägt vor. Entscheiden tut ein Mensch.

Der Agent übernimmt die mühsamste Stelle im Ablauf: Kundenantworten lesen und einordnen. Übernommen wird seine Einordnung erst, wenn eine Person sie bestätigt.

Antworten, die der Agent als unklar einstuft, lassen sich nicht per Klick übernehmen. Sie gehen immer an einen Menschen.

Was der Agent liefert

  • Einordnung: bestätigt, abgelehnt oder unklar
  • Sicherheit: hoch, mittel oder niedrig
  • Begründung: warum er so einordnet

Was protokolliert wird

  • Jede Empfehlung des Agenten und jede Entscheidung dazu
  • Jeder Statuswechsel einer Preisabweichung
Zeitleiste

Vom Start bis zum Produktivbetrieb.

  1. Projektstart auf Basis des bestehenden Excel-Ablaufs.

  2. Abnahmetest mit den späteren Nutzerinnen und Nutzern.

  3. Produktivstart. Die Web-App löst die Excel-Listen ab.

  4. Der KI-Agent kommt dazu. Seitdem regelmäßige Releases.

Folgeprojekt

Nach dem Einkauf kommt der Zoll.

Aus einem Projekt wird bei uns oft das nächste. Wer einen Prozess mit uns umgestellt hat, erkennt die nächsten Kandidaten selbst. Bei Zollner ist das die Zollabwicklung am US-Standort.

Vorher

Jeder Wert aus Zollrechnungen und Speditionsunterlagen wurde von Hand in Excel übertragen, mit mehrfachen SAP-Abfragen und doppelter Datenhaltung.

Die Schwierigkeit

Speditionsbündel mit 20 bis 60 Seiten, über 7 Dokumenttypen, mehreren Sprachen und Scans ohne Textebene. Daran scheitert klassische Texterkennung.

  1. Lesen

    Ein Agent liest das ganze Bündel Seite für Seite mit einem Vision-Modell, auch Scans und fremde Sprachen.

  2. Verstehen

    Ein zweiter Agent erkennt Zolltarifnummer, Warenwert, Ursprung und Menge und gleicht sie mit der Bestellung in SAP ab.

  3. Bewerten

    Ein dritter Agent vergibt einen Sicherheitsgrad. Was sicher ist, läuft durch. Was unsicher ist, geht an einen Menschen.

Heute, im Test: In 1 bis 5 % der Fälle prüft oder korrigiert ein Mensch einzelne Werte. Der Rest läuft automatisch. Der Mensch entscheidet, die Maschine tippt ab.

Unser Ansatz

Wir suchen die Prozesse, die Ihre Leute von ihrer eigentlichen Arbeit abhalten.

Bei Zollner waren das Preisabweichungen in Excel-Listen und das Abtippen von Zollbelegen. Das Muster ist fast immer gleich: Menschen übertragen Daten von einem System ins andere, statt zu entscheiden.

Dort setzen wir an. KI-Agenten lesen, ordnen und schlagen vor. Die Entscheidung bleibt beim Menschen, und seine Zeit geht wieder in die Arbeit, für die er eingestellt wurde.

Technik

Passt in die bestehende IT.

Mehr dazu, wie wir Software bauen: Agentische Entwicklung

Reden wir über Ihren Prozess.

30 Minuten · kostenlos · unverbindlich · kein Pitch

Kostenloses Erstgespräch buchen